Wenn Informationen mehrfach übertragen werden, wiederkehrende Aufgaben unnötig Zeit binden oder der Status eines Vorgangs schwer nachvollziehbar ist, muss nicht sofort eine neue Software eingeführt werden. reBit betrachtet zunächst den bestehenden Ablauf und prüft anschließend, welche Schritte sich vereinfachen oder technisch unterstützen lassen.
Erst den Ablauf verstehen, dann automatisieren
Ein ineffizienter Ablauf wird durch zusätzliche Software nicht automatisch besser. Sind Zuständigkeiten, Datenquellen oder Ausnahmen ungeklärt, werden diese Probleme durch eine Automatisierung häufig nur in ein technisches System übertragen.
Deshalb wird zunächst betrachtet, wie der heutige Ablauf funktioniert: Was löst ihn aus? Welche Informationen werden benötigt? Welche Entscheidungen trifft ein Mensch? Und woran lässt sich erkennen, dass ein Vorgang korrekt abgeschlossen wurde?
Anschließend können wiederkehrende technische Schritte von fachlichen Entscheidungen getrennt werden. Gut geeignet sind beispielsweise standardisierte Datenübertragungen, wiederkehrende Prüfungen, zeitgesteuerte Exporte oder die technische Vorbereitung einer Aufgabe für einen Mitarbeiter.
Weniger geeignet sind Abläufe mit ständig wechselnden Regeln, unzuverlässigen Eingangsdaten oder Entscheidungen, deren Auswirkungen sich nicht ausreichend kontrollieren lassen.
Mögliche Bausteine
Je nach vorhandener Umgebung können beispielsweise folgende Bausteine eingesetzt werden:
- vorhandene Standardfunktionen und Schnittstellen
- Dateiimporte und -exporte
- APIs und Datenbanken
- kleine Dienste oder Skripte, beispielsweise mit Python
- zeit- oder ereignisgesteuerte Abläufe
- Protokollierung von Ergebnissen und Fehlern
- Benachrichtigungen bei definierten Ausnahmen
- Übergabe an einen Mitarbeiter, wenn eine automatische Verarbeitung nicht sinnvoll fortgesetzt werden kann
Dabei sollte die Lösung so einfach wie möglich bleiben und auch später noch nachvollziehbar angepasst werden können.
KI als begrenzter Baustein
Künstliche Intelligenz kann bei bestimmten Aufgaben hilfreich sein – etwa beim Zusammenfassen unstrukturierter Informationen, beim Zuordnen von Inhalten oder bei der Vorbereitung eines Vorgangs.
Solche Ergebnisse sind jedoch nicht automatisch korrekt. Deshalb muss vorher festgelegt werden, welche Aufgaben automatisiert werden dürfen, wann eine menschliche Prüfung erforderlich ist und welche Daten verarbeitet werden sollen.
Ein mögliches Einsatzfeld ist beispielsweise KI-gestützte Telefonie. Wiederkehrende Basisinformationen könnten strukturiert aufgenommen und anschließend an die zuständige Person oder einen nachgelagerten Prozess übergeben werden.
Bei solchen Lösungen müssen Datenschutz, Transparenz gegenüber den Anrufenden, menschliche Übergabemöglichkeiten und der Umgang mit Fehlinterpretationen von Anfang an berücksichtigt werden. Die konkreten rechtlichen Anforderungen hängen dabei vom jeweiligen Einsatzfall ab.
Klein beginnen und Wirkung prüfen
Bei einer Automatisierung sollte nicht sofort der gesamte Ablauf umgebaut werden.
Zunächst wird erfasst, welcher Schritt regelmäßig Zeit kostet oder Fehler verursacht. Anschließend kann ein klar abgegrenzter Teilprozess ausgewählt und mit typischen Fällen sowie bekannten Ausnahmen getestet werden.Erst wenn dieser zuverlässig funktioniert, sollte entschieden werden, ob weitere Schritte einbezogen werden.
Der Nutzen lässt sich anschließend anhand konkreter Beobachtungen bewerten:
- Werden weniger Daten doppelt erfasst?
- Müssen weniger Vorgänge manuell korrigiert werden?
- Ist schneller erkennbar, welchen Status eine Aufgabe hat?
Solche Beobachtungen sind belastbarer als pauschale Versprechen über Zeit- oder Kosteneinsparungen.
Kontrolle bleibt Teil des Betriebs
Auch ein funktionierender automatisierter Ablauf benötigt einen Verantwortlichen. Fehlerprotokolle und Ausnahmen müssen geprüft, fachliche Regeln bei Veränderungen angepasst und fehlgeschlagene Vorgänge gegebenenfalls manuell nachbearbeitet werden.
Eine Automatisierung sollte deshalb auch eine nachvollziehbare Möglichkeit bieten, sie zu pausieren oder einen Vorgang kontrolliert manuell weiterzuführen.
Ihre Idee für eine Automatisierung
Für eine erste Einschätzung genügt eine kurze Beschreibung des heutigen Ablaufs:
- Was passiert regelmäßig?
- Welche Anwendungen oder Dateien sind beteiligt?
- Wie häufig kommt der Vorgang vor?
- Wo entstehen doppelte Arbeit oder Fehler?
- Und welches Ergebnis soll am Ende erreicht werden?
reBit prüft anschließend, ob bereits vorhandene Funktionen ausreichen, eine bestehende Schnittstelle genutzt werden kann oder ein kleiner individueller technischer Baustein sinnvoll ist.