Eine neue 3CX-Telefonanlage beginnt nicht mit einzelnen Einstellungen in der Administration. Zuerst werden Rufnummern, Benutzer, Erreichbarkeit, Provider, Endgeräte und besondere Anforderungen zu einem nachvollziehbaren Zielbild zusammengeführt.
Vor der Konfiguration steht der Anrufablauf
Bevor die Telefonanlage eingerichtet wird, muss klar sein, wie ein Anruf durch das Unternehmen geführt werden soll.
Dabei wird beispielsweise festgelegt:
- Wer nimmt welche Rufnummern entgegen?
- Was geschieht während der Geschäftszeiten?
- Wie werden Pausen, Feiertage und Sonderzeiten behandelt?
- Was passiert, wenn niemand antwortet?
- Wann genügt eine Rufgruppe?
- Wann ist eine Warteschlange sinnvoll?
- Welche Ansagen, Weiterleitungen oder Vertretungen werden benötigt?
Aus diesen Anforderungen entsteht der Rufweg, der anschließend technisch in 3CX umgesetzt wird.
Schritte einer kontrollierten Einrichtung
- Bestand aufnehmen: Vorhandene Rufnummern, Telefonieverträge, SIP-Trunk, Standorte, Netzwerk und vorhandene Endgeräte erfassen.
- Zielbild abstimmen: Benutzer, Nebenstellen, Zuständigkeiten, Rufgruppen, Warteschlangen, Geschäftszeiten und Weiterleitungen festlegen.
- Voraussetzungen prüfen: Betriebsform, Provider, Rufnummern, Netzwerk, unterstützte Endgeräte und erforderliche Zugänge klären.
- 3CX einrichten: Benutzer, SIP-Trunk, Rufnummern, Rufwege, Apps und Endgeräte im vereinbarten Umfang konfigurieren.
- Funktionen testen: Interne und externe Gespräche sowie vereinbarte Rufwege und Sonderfälle anhand festgelegter Testfälle prüfen.
- Übergabe: Wesentliche Einstellungen, Zuständigkeiten und noch offene Punkte werden gemeinsam durchgegangen.
Netzwerk und Provider gehören zu den Voraussetzungen
Eine 3CX-Telefonanlage arbeitet nicht unabhängig von der vorhandenen Umgebung. Rufnummern und Gespräche werden über einen Telefonie- beziehungsweise SIP-Provider bereitgestellt, während Netzwerk und Internetverbindung die technische Grundlage für die Kommunikation bilden.
Für die Inbetriebnahme können deshalb unter anderem relevant sein:
- vorhandener Internetanschluss
- Router und Firewall
- lokale Netzwerkstruktur
- Telefonie- beziehungsweise SIP-Provider
- Rufnummern und gegebenenfalls deren Portierung
- eingesetzte Tischtelefone
- Desktop- und Mobil-Apps
- weitere Standorte oder Arbeitsplätze
Nicht alle Voraussetzungen liegen unmittelbar im Einflussbereich von reBit. Abhängigkeiten von Providern, bestehenden Verträgen oder anderen Dienstleistern werden deshalb möglichst früh geklärt.
Bestehende Telefone weiterverwenden?
Nicht bei jeder neuen Telefonanlage müssen automatisch sämtliche Endgeräte ersetzt werden.
Vorhandene Telefone können berücksichtigt werden, wenn sie technisch mit der geplanten 3CX-Umgebung sinnvoll eingesetzt und unterstützt werden können. Dabei werden Modell, Firmwarestand, benötigte Funktionen und der zu erwartende Einrichtungsaufwand berücksichtigt.
Wenn eine Weiterverwendung nicht sinnvoll ist, können geeignete Alternativen für den jeweiligen Arbeitsplatz ausgewählt werden.
Was am Ende funktionieren soll
Eine eingerichtete Telefonanlage besteht nicht nur aus funktionierenden Nebenstellen.
Im vereinbarten Umfang wird geprüft, ob beispielsweise:
- eingehende und ausgehende Gespräche funktionieren
- Rufnummern den vorgesehenen Zielen zugeordnet sind
- Rufgruppen und Warteschlangen wie geplant reagieren
- Geschäftszeiten und Sonderregeln greifen
- ausgewählte Tischtelefone und Apps funktionieren
- Weiterleitungen und Vertretungswege wie vorgesehen arbeiten
Zusätzlich sollten wesentliche Einstellungen, Zuständigkeiten und noch offene Punkte nachvollziehbar festgehalten werden.
Nach der Inbetriebnahme
Auch nach einer erfolgreichen Einrichtung ändern sich Benutzer, Rufwege, Geschäftszeiten oder Endgeräte.
Für einzelne Anpassungen sowie eine regelmäßige Betreuung finden Sie weitere Informationen unter Telefonanlagen-Support, Wartung & Verwaltung.