Datenübernahme beginnt mit einer Bestandsaufnahme
Bevor Daten kopiert werden, wird zunächst geklärt, was tatsächlich übernommen werden soll und wo diese Daten gespeichert sind.
Dokumente, Bilder und andere persönliche Dateien können beispielsweise in verschiedenen Benutzerordnern, auf externen Datenträgern, in E-Mail-Programmen oder in Cloud-Synchronisationsordnern liegen.
Je nach Nutzung können auch Browserdaten, Vorlagen oder Anwendungsdaten relevant sein.
Eine kurze Bestandsaufnahme hilft dabei, wichtige Daten nicht zu übersehen und unnötige Altbestände nicht ungeprüft auf das neue Gerät zu übernehmen.
So kann eine Datenübernahme ablaufen
- Quellgerät, Zielgerät und benötigte Benutzer festlegen
- wichtige Speicherorte und Datenmengen erfassen
- verfügbaren Speicher und gewünschte Zielstruktur prüfen
- vereinbarte Daten kontrolliert übertragen
- wichtige Ordner und Dateien anschließend stichprobenartig prüfen
Installierte Programme werden nicht allein dadurch übertragen, dass ihre Ordner kopiert werden. Sie müssen auf dem neuen System in der Regel erneut installiert und gegebenenfalls mit vorhandenen Lizenzen eingerichtet werden.
Das alte Gerät sollte deshalb nicht gelöscht oder zurückgesetzt werden, bevor die benötigten Daten auf dem neuen System geprüft wurden.
Welche Daten sollen regelmäßig gesichert werden?
Nicht jede Datei benötigt zwangsläufig dieselbe Sicherungsstrategie.
Zunächst wird deshalb geklärt, welche Daten im Verlustfall wichtig wären – beispielsweise:
- persönliche Dokumente
- Fotos und Videos
- Arbeits- oder Projektdaten
- E-Mail-Daten
- wichtige Anwendungsdaten
Daraus lässt sich ableiten, wie häufig eine Sicherung sinnvoll ist und wie viel Speicher benötigt wird.
Wie oft sollte gesichert werden?
Das hängt davon ab, wie häufig sich wichtige Daten verändern und wie viel Arbeit im schlimmsten Fall verloren gehen dürfte.
Wer täglich wichtige Dateien erstellt oder verändert, benötigt in der Regel eine häufigere Sicherung als jemand, dessen Datenbestand sich nur gelegentlich ändert.
Eine gute Sicherung sollte möglichst automatisch oder über eine einfach nachvollziehbare Routine erfolgen – und nicht nur dann, wenn gerade daran gedacht wird.
Was eine sinnvolle Datensicherung ausmacht
Eine einzelne zusätzliche Kopie ist besser als keine Sicherung, aber noch keine vollständige Strategie.
Eine sinnvolle Datensicherung sollte:
- regelmäßig durchgeführt werden
- nicht ausschließlich auf demselben Gerät liegen
- bei Bedarf wiederherstellbar sein
- zum Umfang und zur Bedeutung der Daten passen
Je nach Bedarf können beispielsweise externe Laufwerke, ein NAS oder andere geeignete Speicherziele eingesetzt werden.
Synchronisation ist nicht automatisch ein Backup
Cloud-Synchronisation kann sinnvoll sein, ersetzt aber nicht in jedem Fall eine eigenständige Datensicherung.
Werden Dateien versehentlich gelöscht oder beschädigt, können solche Änderungen je nach Dienst ebenfalls auf andere Geräte übertragen werden.
Deshalb sind unter anderem Versionierung, getrennte Speicherung und die Möglichkeit einer Wiederherstellung wichtige Punkte bei der Auswahl einer Sicherungslösung.
Was wird nach der Einrichtung geprüft?
Bei einer Datenübernahme werden wichtige Ordner und ausgewählte Dateien auf dem Zielgerät überprüft.
Bei einer Datensicherung sollte außerdem geprüft werden, ob:
- das gewünschte Sicherungsziel erreichbar ist
- die Sicherung tatsächlich ausgeführt wird
- der vorgesehene Datenumfang enthalten ist
- sich ausgewählte Dateien wiederherstellen lassen
Der letzte Punkt ist wichtig: Eine Sicherung ist erst dann wirklich nützlich, wenn daraus auch Daten zurückgeholt werden können.
Was Sie vorbereiten können
Hilfreich sind:
- Quell- und Zielgerät samt Netzteilen
- gegebenenfalls vorhandene externe Datenträger
- eine Übersicht der besonders wichtigen Daten
- vorhandene Sicherungslösungen oder Cloud-Dienste
- bei Bedarf ein ausreichend großes neues Sicherungsmedium
Bei erkennbaren Hardwareproblemen am alten Datenträger sollte das Gerät möglichst wenig weiter benutzt werden.
Was passiert bei beschädigten Datenträgern?
Datenübernahme und Datensicherung sind keine professionelle Datenrettung.